2024年1月19日､計画相談業務の効率化､質向上の取り組みについて知りたいとのことで､埼玉県川越市にある社会福祉法人けやきの郷の｢けやき｣さんがソラティオ23事務所にいらっしゃいました｡
当日は､理事長のおかべ､主任相談支援専門員のえっちゃんこと北川主任､かおりんこと関谷主任､そして業務推進担当で本ブログの筆者である渡邊でお迎えいたしました｡
まずお伺いしたのはお悩みです｡
けやきの郷｢けやき｣さんのお悩み
- 計画相談の件数を増やすと､職員がパンクしてしまうのではないか
- 計画相談を各職員がフルパワーでこなしている状況だが､どのような効率化を図ったら良いか
- 多忙を極める中で､どのように人材育成を行ったら良いか
- 数カ所の事業所がある中で､それぞれの職員が忙しくしている
何日も顔を見ないことがあり､それぞれどれだけ忙しくしているか､どんな動きをしているかが見えなく､不安がある
ソラティオ23では､各相談支援専門員が任される計画相談の件数は多い方だと思います｡
ですがソラティオでは様々な仕組みを駆使して､軽々とこなしています！
･･･なんてことをお話しできたらどんなにかっこいいでしょうか｡
実際､工夫や取り組みはありますが､モニタリングに追われたり､緊急対応に奔走してヘトヘトになったりします｡
また時にはPC作業が追いつかず､｢借金生活～｣という自虐ネタでみんなを笑わせながら､水中では必死に水かきしていることもあります｡
前月の入力作業が終わらないーーー
借金生活～笑
簡単に計画相談をこなすことはできませんが､ソラティオにはお互いに助け合うメンバーがいて､ソラティオなりの工夫や取り組みもあります｡
この日はソラティオなりの工夫についてお話しさせていただきました｡
ソラティオの取り組み①オンライン朝ミーティング
- 毎日｢朝ミーティング｣をオンライン上で実施している
3事業所に分かれている職員が､画面上で顔を合わせつつ､スケジュール確認や情報共有､情報収集する場があります
画面越しにみんなの顔が見えるので､表情で癒やされることもあるし､
｢忙しそうだな､疲れてるのかな?｣なんて気遣うこともできます｡
｢こういうことで情報が欲しいんですけど｣
｢こんな情報があったので共有します｣などの意見も活発に出ます｡
ソラティオの取り組み②クラウドやモバイルの活用
- 各相談支援専門員が担当しているケースとその動きは､全職員が共同編集できるファイルで一元管理している
1ケースごとにリスクを分類･登録しているので､各担当者の負担感が見える化されている - モバイルPCや業務用スマホを支給し､連絡はチャットで行う
外出先でも諸々の確認や作業ができ､隙間時間を活用している - モバイルPCを持ち帰り､在宅勤務日を作っている(事前申請あり)
1日や数時間､集中して記録を書くといったメリハリを付けた働き方も可能
モバイルの活用は便利だけど､その分セキュリティ研修は強化されています｡
各事業所で行っていた回覧も､法人全体のチャット上で行うようになりました｡
あとで｢あの情報なんだっけ?｣となったときに検索でデータとして探せるので便利です｡
連絡ツールのチャットで｢お疲れ様です｣や｢承知しました｣などは禁止！
ちゃちゃっと用件を入力して送信。
読んだら｢いいね｣マークをプッシュするだけで返信完了です｡
動く絵文字以外に､動くGIF画像も使って､｢面白い！｣｢ガーン！ショック｣｢悲しいー｣といった想いを表現して楽しんでいます♪
ソラティオの取り組み③効率的な行動のために
- 全てに対してフルパワーで動いている職員には､エコ運転やスケジュール管理のトレーニングを行っている
- 通所のエリアごとに担当者を設定し､1度の訪問で数件の対応ができるため､効率の良いモニタリングを実現している
どれもこれも力を入れちゃって､
優先順位を付けて動くことが難しいんです｡
｢これは､今､動かなくちゃいけないの?｣ってこと､あるよね｡
スケジュールの調整､管理方法を見直す強化月間的なこともやったりね｡
そう助言をもらえると､一旦立ち止まって考えることができますね｡
効率的なスケジュール管理ができるようになります｡
ソラティオの取り組み④人材育成
- 人材育成のメンターは､業務負担や人による偏りを防ぐため､主担当･副担当を付けている
- 管理職はプレイングマネージャーとして担当件数をセーブして､マネジメントに時間を当てられるように工夫している
メンターにはある程度負担はかかるけど､主担当､副担当がいることの他に､ケースの引き継ぎを兼ねて他職員のモニタリングに同行してもらい､できるだけ皆で関わるようにしています｡
けやきの郷｢けやき｣さんの感想
- 担当者の対応エリアが決まっているなど､そういった工夫には驚きました
- 在宅勤務ができるのはいいですね
- みんな想いが強くてフットワークは軽いけど､そのフットワークの軽さをここぞという時に使えなくては本人のモチベーションにも影響してしまいます
- オンライン朝ミーティングのように､法人内の職員がそれぞれどれだけ動いているか見えるような仕組みは考えていきたいと思いました
相談支援専門員も､それぞれバックグラウンドがあって
例えばかおりんなら目の不自由な方の｢歩行訓練士｣として
経験､得意分野を活かしたい想いも強い｡
1回の訓練で結果を出したいと考えてしまうこともある｡
でも､相談支援専門員はご利用者の生活全体を見渡して､
将来のことも考えて計画に落とすので､
お会いするごとに結果を出そう､
相談ごとにご利用者に気付いてもらおうとしていたら
成り立たない､
大変すぎて潰れてしまう｡
悩みながらも前に進む､
そんな想いを吐露する場面もありました｡
｢けやき｣さんの相談員さん達との交流は､ソラティオ23を見直す時間にもなりました｡
業務推進担当として､仕組みをもっと活用できるような取り組みや､ICTを使ってもっと工夫できるところがないか考えよう､改めてそんな気持ちになりました｡
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